Waarom je tekst niet werkt (en hoe je dat in 4 stappen oplost)

Soms heb je het idee dat je boodschap glashelder is. Tot iemand reageert met: “Sorry, wat bedoel je nou eigenlijk?” Of erger: ze zeggen niks, maar doen ook niks. Niet omdat zij dom zijn. Maar omdat jij iets schreef dat ingewikkelder klonk dan je bedoelde. Gelukkig is dat geen karakterfout, maar een schrijffout. En dus op te lossen. In dit artikel laat ik je zien hoe. Niet met vaag geblaat over communicatieprincipes, maar met vier concrete stappen die ervoor zorgen dat je boodschap wél landt.

Stap 1 – Schrijven alsof je publiek geen woordenboek naast zich heeft

Soms zie je het al aan het eerste woord: iemand heeft niet geschreven om begrepen te worden, maar om indruk te maken. Je voelt de bestuurskamer al door de zinnen heen zuchten. Zulke voorbeelden zijn glashelder: een tekst moet niet slimmer klinken dan de verzender. Of dan je publiek. Je tekst moet je publiek slimmer máken. Je informeert, of je motiveert om je lezer te bewegen. Niet door extra woorden, maar door betere woorden. Niet door ingewikkelde constructies, maar door duidelijkheid. Jargon én ander ingewikkeld taalgebruik zijn staatsvijand nummer één en twee van die duidelijkheid.

Waarom jargon je tekst sloopt

Jargon is groepscode. Misschien handig als je onder vakgenoten bent, maar absoluut funest als je iets wilt uitleggen aan mensen buiten die groep. Wat jij bedoelt met "operationeel optimaliseren" of "transitieverantwoordelijkheid", wordt door je lezer misschien gelezen als: "ik weet niet wat ze bedoelen, dus ik lees het maar niet."

Toch sluipt het erin. Soms omdat je zelf te diep in de materie zit. Soms omdat je denkt dat het professioneler overkomt. En soms gewoon omdat je zelf ooit zo bent gaan schrijven. Maar hoe sneller je ermee stopt, hoe sneller mensen wél doen wat je van ze vraagt.

Oplossing: tik gerust in je hoofdtaal, maar voordat je op 'verzenden' klikt: lees het terug alsof je moeder het leest. Of je buurvrouw. Of die collega die altijd net niet durft te zeggen dat hij het niet begrijpt. Schrap alles wat daar fronsen oplevert. Schrijf om begrepen te worden, niet om indruk te maken. En schrap alle woorden die je in een gewoon gesprek nooit zou gebruiken. Voor elke vakterm bestaat een duidelijke omschrijving die iedereen kan volgen.

Wat is B1-taalniveau en waarom zou je daar iets mee moeten?

B1-niveau betekent: begrijpelijk voor 95% van Nederland. Kortere zinnen, actieve vorm, herkenbare woorden. Geen “teneinde” maar “om”. Geen “middels” maar “met”. En het mooie: wie op B1-niveau schrijft, verliest geen gezag. Integendeel. Je komt duidelijker over. En daarmee overtuigender.

B1 betekent dus níet dat je tekst kinderachtig wordt. Het betekent dat je taal toegankelijk is. Dat iemand de kern in één keer begrijpt. Dat mensen dóórlezen in plaats van afhaken.

Dat is precies wat jij dus kunt én moet doen:

• Schrap woorden die alleen nog in beleidsstukken of subsidieaanvragen opduiken.

• Houd zinnen kort en logisch. Eén gedachte per zin. Eén boodschap per alinea.

• Gebruik woorden die je ook zou gebruiken in een gesprek, als je écht wilt dat iemand je begrijpt.

Vergelijk deze twee:

❌ “De implementatie van het nieuwe systeem zal naar verwachting medio Q4 plaatsvinden.”
✅ “We gaan in het najaar een nieuw systeem gebruiken.”

Zelfde inhoud. Andere toon. Ineens snapt iedereen je. Niet omdat je minder zegt, maar omdat je duidelijker bent. Heb je daar hulp bij nodig? Blijf dan vooral nog even hangen.

Stap 2 – Maak je tekst scanbaar

Visuele helderheid is inhoudelijke helderheid

De meeste mensen lezen jouw tekst niet. Niet met het geduld wat je misschien verwacht, althans. Maar 16% van den menschen leest teksten woord voor woord. Het gros van de lezers jakkert erdoorheen. Scrollend. Scannend. Zoekend naar houvast. Heb je dat niet goed geregeld? Dan is je lezer weg voordat-ie ook maar één kernboodschap heeft gezien. Structuur is dus geen opmaak-dingetje. Het is je inspanningsverplichting om een boodschap over te brengen. Het verschil tussen “even snel iets begrijpen” of “graag tot nooit meer, afz. je lezer”.

Daarbij zijn twee technieken onmisbaar:

Chunking – voor de visuele rust

Chunking is het opdelen van informatie in duidelijke, kleine brokken. Geen lappen tekst van dertien zinnen, maar heldere stukken van twee tot vier regels. Eén idee per alinea. Eén boodschap per blok. Het liefst met een titel erboven die al verklapt wat er komt.

Ik leerde het ooit van marketeer, spreker en trainer Christ Coolen. Sindsdien zie ik het overal misgaan. In mails. In rapporten. Op websites. En ik zie ook: zodra je het goed doet, gaat niet alleen de aandacht van je lezer omhoog, maar ook de actiebereidheid.

Frontloading – voor de snelle beslisser

Frontloading betekent dat je begint met wat belangrijk is. Niet opbouwen naar de clou, maar starten met de clou. Prop het goud vooraan. Dus niet:

“We hebben de afgelopen maanden gewerkt aan een verbeterplan waarin diverse stakeholders betrokken zijn geweest, en waarin verschillende opties zijn onderzocht die mogelijk kunnen leiden tot een efficiëntere samenwerking.”

Maar gewoon:

“We gaan anders samenwerken. Dit is waarom.”

We zijn allemaal druk. Niemand heeft zin in een opbouw van drie alinea’s voordat duidelijk wordt wat je nou eigenlijk wilt zeggen. Begin dus niet met een halve pagina context waar niemand op zat te wachten. Begin met je punt. Dan mag je lezer daarna ook prima afhaken: de buit is toch al binnen.

Stap 3 – Ken je lezer (en hun vragen)

Geen communicatie zonder context

Wie schrijft zonder zich af te vragen voor wie-ie het doet, schrijft meestal alleen voor zichzelf. En dat zie je terug in de tekst: wollig, intern gericht, en vooral veel bijzinnen die iets impliceren maar niets duidelijk maken. Goede communicatie begint niet bij je boodschap, maar bij je publiek. Wat weten ze al – en waar wachten ze op? En wat willen ze absoluut níét?

Je kunt het zien als een soort check vooraf. Voordat je begint te tikken, beantwoord je eerst drie dingen:

1. Wat weet mijn lezer al (en wat niet)?

2. Wat wil ik dat ze doen na het lezen?

3. Waarom is dit relevant voor hén (en dus niet per se voor mij?)

Neem een voorbeeld: je moet iets schrijven over hoe je organisatie omgaat met persoonsgegevens. Jij zit al weken in de AVG-regels en wilt alles juridisch perfect verwoorden. Maar je doelgroep? Die wil gewoon weten: moet ik iets aanpassen? En krijg ik gedoe als ik dat niet doe?

Zodra je dat beseft, verandert je tekst. Die wordt concreter. Relevanter. En vooral veel nuttiger.

Dat vergt inlevingsvermogen. Vind je dat lastig? Dan heb ik aan het eind van dit artikel een toffe hulplijn voor je. (Spoiler alert: kost geen cent hè.)

Stap 4 – Haal de twijfel weg voordat-ie ontstaat

Beantwoord vragen die je lezer nog niet heeft gesteld (maar wél heeft)

Als je een boodschap overbrengt, denk je vaak in zenden. Wat wil ik zeggen? Wat moet erin? Maar goede communicatie gaat ook over wat je níet zegt. Of beter gezegd: wat je vergeet te zeggen. Want dat vergeten gebeurt snel, omdat jij de context allang kent. Omdat jij het al drie keer besproken hebt met je team. Omdat jij precies weet wat je bedoelt. Zal allemaal best. Maar je lezer niet. 

En dus is er twijfel. Misschien wordt die uitgesproken, maar meestal niet. Hij leeft tussen de regels. 'Moet ik dit nu doen?' 'Ben ik de doelgroep?' 'Wat gebeurt er als ik niets doe?' Of simpelweg: 'Huh?'

Daar kun je op anticiperen. Niet door je hele tekst dicht te pleisteren met disclaimers, maar door slim vooruit te denken. Wat zijn de logische vragen die iemand hier zou kunnen hebben? Welke bezwaren of misverstanden liggen op de loer?

Goede schrijvers ruimen die twijfels uit de weg vóórdat ze zijn uitgesproken. Door net dat ene zinnetje toe te voegen: "Je hoeft hiervoor niets extra’s te doen." Of: "Dit geldt alleen als je klant bent." Kleine toevoegingen, grote opluchting bij je lezer.

Voordat je dus op ‘verzenden’ drukt, lees je je mail nog een keer en bedenk je alle mogelijke vragen die een lezer uit je beoogde doelgroep kan hebben. Welke van die vragen moeten nodig nog beantwoord worden? Dáár moet je echt nog even mee aan de slag.

Samenvattend dan

Als je iets uit dit artikel hebt gehaald, laat het dan dit zijn: helder communiceren is geen kwestie van talent, maar vooral van keuzes en checks. Je hoeft niet te schrijven als een beleidsdocument om serieus genomen te worden. En je verliest al helemaal geen professionaliteit als je wél begrijpelijk bent. Sterker nog: je wordt effectiever, geloofwaardiger en vriendelijker voor je lezer.

Moeite met het keuren van je eigen vlees? Snap ik. Het wordt tijd om je voor te stellen aan MAX. Jouw ultieme sidekick voor Maximum Accessible Xplanations: glasheldere teksten voor en door je doelgroep. Een slimme assistent die je niet naar de mond praat, maar je wél helpt scherper te formuleren?

Meet MAX

MAX is mijn Custom GPT: je sparringspartner voor begrijpelijke, overtuigende tekst die niemand nog drie keer hoeft te lezen. Hij denkt met je mee over toon, helderheid, doelgroep, structuur.

Stap voor stap loopt hij alle inzichten uit dit artikel met je door. En als je dat wil, zet hij alles ook gelijk nog even om in een FAQ of ultrakorte samenvatting voor in de chat.

MAX is onderdeel van mijn Custom GPT Planet: een verzameling van drie handige ChatGPT assistenten die je helpen aan zinnige content, op basis van slimme inzichten.